Kişisel verilerin korunması hakkında aydınlatma metniPrivacy notice

1. SABİT Sağlık Teknolojileri Sempozyumu · 27 Mart 2027 · ESOGÜ, Eskişehir1st SABİT Health Technologies Symposium · 27 March 2027 · ESOGU, Eskişehir

Veri sorumlusuData controller

Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Sağlıkta Bilgisayar Destekli Tanı ve Tedavi Uygulama ve Araştırma Merkezi (SABİT), Meşelik Yerleşkesi, Odunpazarı, Eskişehir. İletişim: sempozyum@sabitesogu.org Eskişehir Osmangazi University, Center for Computer-Aided Diagnosis and Treatment in Healthcare (SABİT), Meşelik Campus, Odunpazarı, Eskişehir, Türkiye. Contact: sempozyum@sabitesogu.org

İşlenen kişisel verilerPersonal data we process

• Ön kayıt ve katılım kaydı: ad soyad, e-posta adresi, telefon (isteğe bağlı), şehir, kurum, fakülte/alan, öğrenim durumu veya meslek, katılım türü. Pre-registration and registration: name, email address, phone (optional), city, institution, faculty/field, level of study or profession, type of attendance.
• Özet gönderimi: sunan yazarın ad soyad, e-posta, kurum, fakülte ve öğrenim düzeyi bilgisi; ortak yazarların ad soyad ve kurum bilgisi; özet metni ve yüklediğiniz tablo, şekil ve video dosyaları. Abstract submission: the presenting author's name, email, institution, faculty and level of study; co-authors' names and institutions; the abstract text and any tables, figures and video you upload.
• Kod'la İyileştir! yarışma başvurusu: takım üyelerinin ad soyad, öğrenim düzeyi, fakülte/bölüm ve üniversite bilgisi; iletişim e-postası; başvuru metni ve yüklediğiniz demo videosu, takım fotoğrafı ve destekleyici materyaller. Kod'la İyileştir! competition entry: team members' names, level of study, faculty/department and university; contact email; the entry text and any demo video, team photo and supporting material you upload.
• Teknik kayıtlar: giriş bağlantılarının güvenliği için oturum kayıtları ve giriş bağlantısı istenirken kullanılan IP adresi (kötüye kullanımı sınırlamak için). Site ziyaretleri çerez kullanılmadan, kişiye bağlanmayan toplu sayılar hâlinde tutulur. Technical records: session records used to secure sign-in links, and the IP address used when a sign-in link is requested (to limit abuse). Site visits are counted in aggregate without cookies and are not linked to individuals.

Kişisel verileriniz, elektronik ortamda doldurulan ön kayıt, katılım kaydı, özet gönderim ve yarışma başvuru formları aracılığıyla otomatik yollarla toplanmaktadır. Your personal data is collected by automated means through the pre-registration, registration, abstract submission and competition entry forms completed online.

İşleme amaçlarıPurposes

Sempozyum başvuru, ön kayıt ve kayıt işlemlerinin yürütülmesi; salon ve ikram planlaması için katılımcı sayısının belirlenmesi; özetlerin kör olarak ve yarışma başvurularının jüri tarafından değerlendirilmesi; programın ve özet kitapçığının hazırlanması; sempozyumla ilgili duyuruların (kayıt kesinleştirme, özet gönderiminin açılması, değerlendirme sonucu, program) iletilmesi. Running application, pre-registration and registration; estimating attendance for hall and catering planning; blind review of abstracts and jury assessment of competition entries; preparing the programme and the abstract book; sending symposium announcements (registration confirmation, opening of abstract submission, review results, programme).

Hukuki sebepLegal basis

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 5. maddesi uyarınca sözleşmenin kurulması ve ifası (kayıt, bildiri ve yarışma başvurusunun yürütülmesi), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi ve meşru menfaati (etkinlik planlaması, bilimsel değerlendirme ve arşiv). Bu işlemler sayılan sebeplere dayandığı için ayrıca açık rıza alınmamaktadır; formlardaki kutu, bu metni okuduğunuzu teyit eder. Under Article 5 of Turkish Law No. 6698: performance of a contract (handling your registration, abstract submission and competition entry), compliance with the controller's legal obligations, and the controller's legitimate interests (event planning, scientific review and archiving). Because these grounds apply, no separate explicit consent is collected; the box on the forms confirms that you have read this notice.

Yüklenen dosyalar ve hasta verisiUploaded files and patient data

Özet metni ile yüklenen tablo, şekil ve videolarda hasta kimliğini doğrudan ya da dolaylı olarak belli edecek bilgi bulunmamalıdır: ad soyad, protokol veya dosya numarası, tarih damgası, yüz ya da kimliği tanınabilir kılan görüntü, dosya adında veya dosya bilgisinde (metadata) yer alan hasta bilgisi. Hasta görüntüsü kullanılacaksa hastadan aydınlatılmış onam alınması ve görüntünün kimliksizleştirilmesi gönderen yazarın sorumluluğundadır. Gerekli hâllerde ilgili etik kurul izninin alınmış olması da yazarın sorumluluğundadır. Abstract text and any uploaded tables, figures and videos must not contain information that identifies a patient directly or indirectly: names, record or file numbers, date stamps, faces or otherwise recognisable images, or patient details in file names or metadata. Where patient images are used, obtaining informed consent and de-identifying the image is the submitting author's responsibility, as is obtaining ethics committee approval where required.

AktarımSharing and transfers

• Verileriniz sempozyum düzenleme kurulu ve görevlendirilen hakemlerle sınırlı olarak paylaşılır. Hakemler değerlendirme sırasında yazar ve kurum bilgisini görmez. Your data is shared only with the organising committee and the assigned reviewers. Reviewers do not see author or institution details during review.
• Kabul edilen bildirilerin başlığı ve sunan yazarın adı sempozyum sayfasındaki programda yayımlanır; yazar adları, kurumları ve özet metni özet kitapçığında yer alır. For accepted abstracts, the title and the presenting author's name are published in the programme on the symposium page; author names, institutions and the abstract text appear in the abstract book.
• Sempozyum başkanı ile düzenleme ve bilim kurulu üyelerinin adı, unvanı ve kurumu sempozyum sayfasında ve özet kitapçığında yayımlanır. The names, titles and affiliations of the symposium chair and the organizing and scientific committee members are published on the symposium page and in the abstract book.
• Davetli konuşmacı, panelist ve oturum başkanlarının adı, kurumu, fotoğrafı ve biyografisi kendilerinden alınarak sempozyum sayfasında ve programda yayımlanır. The names, affiliations, photographs and biographies of invited speakers, panellists and chairs are provided by them and published on the symposium page and in the programme.
• Site barındırma, veritabanı, dosya saklama ve e-posta gönderimi için yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılar (Cloudflare, Resend) kullanılır; veriler bu kapsamda yurt dışına aktarılır. Veritabanı ve dosyalar Avrupa Birliği bölgesinde tutulur. Hosting, database, file storage and email delivery are provided by service providers established abroad (Cloudflare, Resend); data is transferred abroad within this scope. The database and files are held in the European Union region.
• Bunun dışında üçüncü kişilerle paylaşılmaz, reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz. Data is not shared otherwise, not used for advertising and not sold.

Etkinlikte fotoğraf ve videoPhotography and video at the event

Sempozyum sırasında tanıtım ve arşiv amacıyla fotoğraf ve video çekimi yapılabilir; bu görüntüler sempozyum ve üniversite iletişim kanallarında yayımlanabilir. Görüntülerde yer almak istemeyen katılımcılar salon girişinde görevlilere ya da sempozyum@sabitesogu.org adresine bildirebilir. Photographs and video may be taken during the symposium for publicity and archival purposes and may be published on symposium and university communication channels. Participants who do not wish to appear can tell the staff at the entrance or write to sempozyum@sabitesogu.org.

Saklama süresiRetention

Kayıt ve iletişim verileri sempozyumun tamamlanmasından sonra en çok bir yıl saklanır, sonrasında silinir. Kabul edilen bildirilere ait özet metinleri ve yazar bilgileri bilimsel arşiv amacıyla süresiz tutulur. Registration and contact data are kept for at most one year after the symposium and then deleted. Abstracts and author details of accepted submissions are retained indefinitely as a scientific archive.

HaklarınızYour rights

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şu haklara sahipsiniz:Under Article 11 of the Law you have the right to:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.Learn whether your personal data is processed and request information about it.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.Learn the purpose of processing and whether the data is used accordingly.
• Yurt içinde veya yurt dışında verinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.Know the third parties to whom your data is transferred, in Türkiye or abroad.
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.Request correction of incomplete or inaccurate data.
• Şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme.Request erasure or destruction where the conditions are met.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.Request that such correction or erasure be notified to third parties to whom the data was transferred.
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme.Object to a result against you arising from analysis solely by automated systems.
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.Claim compensation for damage arising from unlawful processing.

Taleplerinizi sempozyum@sabitesogu.org adresine iletebilirsiniz. Kayıt ve ön kaydınızı, size gönderilen e-postadaki bağlantıdan kendiniz de iptal edebilirsiniz. Please write to sempozyum@sabitesogu.org. You can also cancel your registration or pre-registration yourself using the link in the email sent to you.

Sempozyum sayfasıSymposium page